Nema budžeta u mailu. Nema datuma. Nema prostora. A vi radite u marketingu, financijama ili ljudskim resursima i nikad u životu niste organizirali event za 80 ljudi. Znate točno čega se bojite: da svi odu u pola jedanaest, da je bilo mrtvo, i da vam netko u ponedjeljak kaže "pa dobro je bilo, ali ono, moglo je bolje".
Ovaj tekst je za vas. Ne za event agencije. Za osobu kojoj je zadatak pao na stol i koja želi da večer prođe dobro, bez drame.
Radim kao DJ u Zagrebu više od deset godina i odradio sam preko 500 eventova, od kojih je velik dio bio upravo ovo: božićni domjenci, godišnjice firmi, dodjele nagrada, lansiranja proizvoda. Znam gdje se ti eventi lome. Gotovo uvijek na istim mjestima.
Zašto je firmin event glazbeno najteži tip eventa koji postoji
Svadba je lakša. Rođendan je lakši. Klupska večer je najlakša.
Na svadbi svi znaju zašto su tu, poznaju se u velikoj mjeri i postoji jasan ritual koji nosi večer. Na rođendanu je ekipa homogena, uglavnom slična po godinama i ukusu. U klubu ljudi dolaze zbog glazbe i sami biraju hoće li ući.
Korporativni event nema ništa od toga.
Raspon godina od 22 do 60. U istoj prostoriji je junior developer koji sluša drum and bass i voditelj računovodstva koji je zadnji album kupio 1998. Obojica moraju imati osjećaj da je večer njihova. Playlist koji gađa jednu skupinu automatski isključuje drugu.
Hijerarhija ne nestaje s prvim pićem. Ljudi paze pred direktorom. Ne plešu prvi. Ne pjevaju. Ne rade budalu od sebe. To je normalno i to se ne rješava time da glazba bude glasnija, nego time da netko iz vodstva prvi krene na podij, a DJ zna kada je taj trenutak.
Ne poznaju se svi. U firmi od 80 ljudi realno se dobro poznaje 15 do 20 ljudi u vašem odjelu. Ostatak su lica s hodnika. Prvi sat je zato hladan, i to je normalno. Zadatak glazbe u tom satu nije zabaviti nego omogućiti razgovor.
Netko mora prvi na podij. To je najkritičniji trenutak cijele večeri. Ako se dogodi prerano, podij ostane prazan i ljudi zapamte neugodu. Ako se dogodi prekasno, pola ekipe je već otišlo.
Zbog svega toga glazba na firmenom eventu nije "playlist". To je raspored. Različita glazba u različitim satima, s jasnim planom.
Tri faze korporativne večeri i koja glazba ide u kojoj
Svaki dobar božićni domjenak ima tri faze. Ako ih ne razdvojite, večer se rasplinjava.
Faza 1: dolazak i welcome, otprilike 18:00 do 20:00
Ljudi ulaze u kapaljkama. Netko je došao ravno s posla, netko se presvukao. Uzimaju piće, traže poznata lica, stoje u malim krugovima.
Glazba je ovdje pozadina i ništa više. Instrumentali, nu jazz, bossa, soul, lagani deep house bez vokala, mekane obrade poznatih pjesama. Glasnoća mora biti takva da dvoje ljudi razgovara normalno, bez povisivanja glasa. Ako gosti moraju nagnuti glavu jedan prema drugome da se čuju, glazba je preglasna i vi gubite prvi sat druženja.
Najčešća greška u ovoj fazi je puštanje hitova. Kad u 18:20 pustite pjesmu koju svi znaju, potrošili ste municiju koja vam treba u 23:00.
Faza 2: večera i program, otprilike 20:00 do 22:00
Servira se hrana. Ljudi sjede. Ovo je faza u kojoj se odvija sve ono "službeno": govor, nagrade, eventualna prezentacija rezultata godine.
Glazba je i dalje tiha, ali se mijenja karakter. Prelazi se na prepoznatljive melodije u laganijim aranžmanima, akustične obrade, soul i funk klasike na niskoj glasnoći. Cilj je da netko za stolom pomisli "ovo znam" i da mu se raspoloženje malo podigne, a da i dalje može razgovarati.
Ovdje se gradi temperatura za treću fazu. Ako je faza 2 potpuno mrtva, faza 3 kreće s nule.
Faza 3: podij, otprilike 22:00 do 01:00
Zvuk raste. Rasvjeta pada. Kreću pjesme koje ljudi znaju napamet.
Ne kreće se s najnovijim komadima. Kreće se s onim što zna i onaj od 22 i onaj od 55. To su u pravilu veliki hitovi devedesetih i dvijetisućitih, plus domaći komadi koji u Hrvatskoj rade uvijek. Kad se podij napuni i drži se puno 20 do 30 minuta, tek onda ide širenje repertoara.
Zadnjih 45 minuta je zasebna priča. Tu ide ono najjače što ste čuvali cijelu večer, jer ljudi koji su ostali do jedan ujutro zaslužili su najbolji dio.
Kada ide govor direktora i zašto glazba oko govora odlučuje hoće li ga itko slušati
Ovo je dio koji većina organizatora podcijeni, a koji vam može spasiti ili uništiti večer.
Govor ide između 20:45 i 21:30. Ne kasnije. Poslije 22:00 dio ljudi je već u fazi u kojoj se ne sluša, a dio je otišao. Prije 20:30 nisu svi stigli.
Glazba se ne prekida naglo. Rez u pola pjesme djeluje kao kvar i ljudi se okrenu prema razglasu, ne prema govorniku. Ispravno je stišavanje kroz 10 do 15 sekundi do tišine, kratka pauza od dvije sekunde, pa tek onda glas u mikrofonu. Ta pauza je psihološki signal da nešto počinje i sama po sebi utiša prostoriju.
Netko mora najaviti govornika. Ako direktor sam uzme mikrofon i počne, prvih 20 sekundi njegovog govora nitko ne čuje jer se prostorija tek utišava. Kratka najava od jedne rečenice rješava to.
Poslije govora ide glazba unutar tri sekunde. Tišina nakon pljeska je najneugodniji trenutak večeri. Ako se odmah vrati zvuk, i to za nijansu glasniji nego prije, energija se nastavlja umjesto da padne.
Ovo sve zvuči sitno. Nije. Razlika između govora koji ljudi slušaju i govora tijekom kojeg se u dnu dvorane priča o utakmici je upravo u ovih nekoliko poteza.
Dodjela nagrada i priznanja traži drugačiju glazbu nego što mislite
Ako dijelite priznanja za rezultate godine, jubilarne nagrade za deset ili dvadeset godina staža, ili nagrade tipa "zaposlenik godine", trebate tri stvari.
Prvo, popis imena unaprijed, redoslijedom kojim se čitaju. Doslovno u dokumentu, poslan nekoliko dana ranije. Bez toga se dodjela pretvara u improvizaciju s papirićima.
Drugo, kratke glazbene ubode od 10 do 15 sekundi, ne cijele pjesme. Nagrađeni ustane, dođe do pozornice, primi priznanje, slika se. To traje pola minute. Puštanje cijele pjesme znači da je ili prekidate usred, ili čekate da završi dok svi stoje.
Treće, mikrofon koji radi u ruci nagrađenog. Ljudi često žele reći dvije rečenice zahvale. Ako mikrofon fijuče ili se čuje samo šuštanje, to je neugodan trenutak za osobu koju ste htjeli počastiti.
Ako imate više od osam nagrađenih, razdvojite dodjelu u dva bloka s petnaest minuta glazbe između. Petnaest imena u nizu je predugo i ekipa se isključi već kod sedmog.
Kako se probija led kod ekipe koja ne pleše
Rečenica koju čujem najčešće u pripremi: "Kod nas ljudi ne plešu."
U devet od deset slučajeva to nije istina. Istina je da nitko ne želi biti prvi.
Ovo funkcionira, provjereno na desecima firmenih večeri:
Podij mora biti blizu bara. Ako je plesni prostor u drugom kraju dvorane, nitko neće prijeći tih deset metara sam. Kad je uz bar, ljudi se nađu ondje slučajno i onda ostanu.
Svjetlo mora pasti. Pod punom rasvjetom nitko ne pleše, jer se svi vide. Prigušeno svjetlo daje ljudima osjećaj da ih se ne promatra.
Prvi val nisu pojedinci nego grupa. Uvijek postoje tri ili četiri osobe u firmi koje vole plesati. Vi ih znate. Recite mi tko su i koju pjesmu obožavaju. Kad ta pjesma krene, oni odu zajedno i podij više nije prazan.
Prva pjesma mora biti sigurna, ne dobra. Ne mora biti moj izbor niti vaš izbor. Mora biti pjesma koju zna 90 posto prostorije.
Kad se netko iz vodstva pojavi na podiju, hijerarhija se raspusti. Ako direktor ili voditelj odjela zapleše, ostatak firme dobiva dozvolu. Ovo je najjači jedinstveni faktor cijele večeri. Ako imate ikakvog utjecaja, dogovorite to unaprijed.
Zašto se firmeni eventi lome oko 22 sata
Postoji trenutak koji se ponavlja na skoro svakom korporativnom eventu u Zagrebu.
Oko 22:00 dogodi se prvi val odlazaka. Ljudi s malom djecom, oni koji putuju izvan grada, oni koji sutra rade. Ako je večera završila u 21:30 i ako je nakon toga bilo dvadeset minuta tišine ili tihe pozadinske glazbe, taj val postane lavina. Ode dvadeset ljudi odjednom, prostorija se prepolovi i ostatak pomisli da je gotovo.
Rješenje je jednostavno i traži samo koordinaciju: prijelaz u treću fazu mora se dogoditi prije 22:00, ne poslije. Znači, desert još kruži, a glazba je već krenula gore. Tada ljudi koji odlaze odlaze uz osjećaj da je bilo dobro, a oni koji ostaju već su na podiju.
Drugi lom je oko 23:30, kad padne energija nakon prvog velikog bloka. Tu pomaže promjena, na primjer blok domaćih pjesama, ili kratko spuštanje pa novi uspon. To je posao DJ-a i vi se time ne trebate baviti, ali je dobro da znate da postoji.
Do kada realno traje božićni domjenak
Iskreno, evo brojki iz prakse.
Domjenak koji počinje u 18:00 u hotelu ili restoranu s večerom najčešće završi između 00:30 i 01:30. Prostori u Zagrebu često imaju ugovorni limit u 01:00, ponekad 02:00, i to provjerite prije nego što išta drugo dogovorite.
Od početnih 80 ljudi, do jedan ujutro ostane realno 25 do 40 posto. To nije neuspjeh, to je normalna krivulja. Uspješan event nije onaj gdje svi ostanu do kraja, nego onaj gdje su ljudi otišli kasnije nego što su planirali.
Ako je riječ o poslijepodnevnom domjenku od 16:00 do 20:00 bez večere, računajte da je stvarni kraj oko 19:30 i da podija praktički neće biti.
Božićnjak, godišnjica firme, team building, lansiranje i poslovna večera nisu isti event
Ovo je razlika koju hoteli i catering rijetko objasne, a mijenja sve.
Božićni domjenak
Cilj je zabava i nagrada za godinu. Program je kratak, glazba je glavni sadržaj druge polovice večeri. Ovdje je DJ najisplativiji, jer se cijeli event nasloni na njega nakon 22:00. Trajanje 6 do 7 sati.
Godišnjica firme
Ovdje postoji priča. Deset, dvadeset ili trideset godina postojanja znači da u prostoriji ima ljudi koji pamte početke. Glazba se koristi i kao vremenska crta: blok iz godine osnutka, pjesme iz razdoblja rasta, pa suvremeno. To djeluje jako i emotivno, ali traži pripremu i točnu godinu osnutka. Program je duži nego na božićnjaku, često s videom ili prezentacijom, pa treba jak zvuk i za reprodukciju s laptopa.
Team building
Glazba je ovdje pratnja aktivnosti, ne događaj. Danju je potrebna energična, neutralna podloga bez vulgarnih tekstova, glasnoća srednja, često na otvorenom. Večernji dio je opušteniji nego u gradu i podij nastaje puno lakše jer se ljudi cijeli dan družili. Ako radite team building izvan Zagreba, računajte i putni trošak.
Lansiranje proizvoda
Najzahtjevniji tehnički. Postoji točan trenutak otkrivanja i on mora biti glazbeno pripremljen: uspon, vrhunac, pad u govor. Ovdje se glazba i program moraju uvježbati, ne improvizirati. Ako imate video, njegov zvuk mora ići kroz isti razglas, a ne kroz laptop na stolu.
Poslovna večera
Trideset do pedeset ljudi, sjede za stolovima, razgovaraju o poslu. Podija najčešće nema i neće ga biti. Ovdje ne trebate DJ-a za ples, trebate kontroliran ambijent i mikrofon. Ako netko pokušava od poslovne večere napraviti tulum, dobit će nezadovoljne goste.
Koliko košta DJ za korporativni event u Zagrebu
Konkretno, bez okolišanja.
Korporativni event od 6 sati: 400 do 600 eura. To je standardni raspon za božićni domjenak ili godišnjicu firme u Zagrebu s vlastitom opremom.
Veliki brand event ili festival: 500 do 700 eura. Ovdje govorimo o produkcijama s više stotina ljudi, složenijom tehnikom i dužim angažmanom.
Manji korporativni događaji, tematske večeri i obljetnice: 300 do 500 eura, ovisno o trajanju i opremi.
Svaki dodatni sat preko dogovorenog: 50 do 100 eura.
Prosječna satnica DJ-a u Zagrebu kreće se oko 60 eura po satu, s realnim rasponom od 50 do 80 eura ovisno o iskustvu, opremi i tipu događaja.
Za usporedbu, all inclusive paketi event centara u Zagrebu idu 60 do 120 eura po osobi za 3 do 4 sata, pri čemu je DJ uključen tek u više pakete. Za 80 ljudi to je 4.800 do 9.600 eura ukupno. Kad to razložite, iznos za DJ-a je manji dio računa, a upravo o njemu ovisi kako će ljudi zapamtiti drugu polovicu večeri.
Što ulazi u cijenu, a što se plaća posebno
U cijenu standardno ulazi:
- razgovor i priprema prije eventa, uključujući raspored po satima
- ozvučenje primjereno broju gostiju
- osnovna rasvjeta za plesni prostor
- bežični mikrofon za govore i najave
- dolazak, postava i test zvuka prije dolaska gostiju
- vođenje večeri po dogovorenom rasporedu
- demontaža nakon eventa
Posebno se plaća:
- photobooth: 400 do 600 eura, uključujući ispis fotografija tijekom večeri
- uplighting, odnosno arhitektonska rasvjeta prostora: 200 do 400 eura
- saksofon uživo uz DJ-a: 300 do 600 eura, obično dva ili tri nastupa od po 20 minuta
- najam dodatne opreme po eventu: 80 do 300 eura, ovisno o veličini prostora i potrebama programa
Ako je prostor velik, s više od 150 ljudi, ili ima lošu akustiku, dodatni zvučnici nisu luksuz nego uvjet da vas ljudi u dnu dvorane uopće čuju.
R1 račun i kako ide fakturiranje prema firmi
Ovo je dio koji vas kao osobu iz firme najviše zanima, a najmanje se piše o njemu.
Izdaje se R1 račun na firmu, s punim nazivom, adresom i OIB-om. Ako vaše računovodstvo traži broj narudžbenice ili interni broj troškovnog mjesta na računu, recite to unaprijed i to se upiše. Naknadno ispravljanje računa je gnjavaža za obje strane.
Uobičajen rok plaćanja je 15 dana od izdavanja računa, s tim da je moguće dogovoriti i 30 dana ako tako radi vaša firma. Za velike evente ponekad se dogovara predujam od 30 posto pri potvrdi termina, a ostatak nakon eventa.
Ponuda dolazi pisano, prije potvrde. U njoj piše datum, satnica, prostor, što je uključeno i konačan iznos. Ta ponuda je ono što vi šaljete nadređenom na odobrenje i ono što vas štiti ako se kasnije netko ne sjeća što je dogovoreno.
Pitajte izravno je li na računu obračunat PDV. To ovisi o poreznom statusu izvođača i izravno utječe na iznos koji vaše računovodstvo knjiži, pa je bolje da to znate na početku nego na kraju.
Ugovor ili pisana potvrda termina s otkaznim rokovima je standard za korporativne evente i preporučam ga uvijek, i zbog vas i zbog mene.
Kada rezervirati: prosinac se puni u rujnu
Ovo je najvažnija praktična informacija u cijelom tekstu.
Termini za prosinac u Zagrebu popunjavaju se od rujna. Prvi i drugi tjedan prosinca, a posebno petci i četvrci, znaju biti zauzeti već krajem listopada. Isti se problem javlja i s prostorima: dobri restorani i hoteli u centru za drugi tjedan prosinca zatvaraju kalendar rano.
Preporuka po mjesecima:
- Božićni domjenak: rezervirajte u rujnu, najkasnije početkom listopada.
- Godišnjica firme u proljeće: dva do tri mjeseca ranije.
- Team building: dva mjeseca ranije, jer se veže uz raspoloživost smještaja.
- Lansiranje proizvoda: čim znate datum, jer je taj event tehnički najzahtjevniji.
Ako ste u studenom, a nemate ništa dogovoreno, nije katastrofa, ali ćete imati manji izbor termina. Nazovite i pitajte što je slobodno prije nego što fiksirate datum s prostorom.
Tko koordinira s hotelom ili prostorom
Kratak odgovor: dio toga radi DJ, ali odgovornost je na vama i to je pošteno reći.
Ono što ja rješavam izravno s prostorom: dolazak i vrijeme postave, pristup struji, položaj razglasa, ograničenja glasnoće ako postoje, vrijeme demontaže.
Ono što morate vi: dogovoriti s prostorom da mi je omogućen ulaz najmanje 90 minuta prije dolaska gostiju, potvrditi vrijeme završetka i osigurati da vaš voditelj sale zna da postoji program s govorom i nagradama.
Najčešći problem u praksi nije glazba nego tajming hrane. Ako kuhinja iznese glavno jelo u trenutku kad je predviđen govor, sve se raspada. Jedan zajednički mail u kojem su vi, prostor i ja, s rasporedom po satima, rješava 90 posto tih situacija.
Mikrofon za govore nije sitnica
Vidio sam evente na kojima je sve bilo besprijekorno, a onda je direktor uzeo mikrofon koji je fijukao i pola dvorane se trznulo.
Mikrofon na korporativnom eventu radi tri stvari: govor, dodjelu nagrada i eventualne zahvale gostiju. To znači da mora biti bežičan, da mora imati rezervne baterije i da se mora testirati prije nego što uđe prvi gost, u prostoriji koja je prazna, ali i s razumijevanjem da će puna prostorija zvučati drugačije.
Praktični savjeti koje mogu dati iz iskustva: neka govornik drži mikrofon 5 do 10 centimetara od usta, ne u razini prsa. Neka ne hoda ispred zvučnika. Neka govor bude kraći od pet minuta, jer nakon toga pažnja pada bez obzira na to koliko je sadržaj dobar.
Ako imate više govornika, drugi mikrofon je jeftina polica osiguranja.
Kada vam DJ zapravo ne treba
Ovo ide na štetu moje prodaje, ali radije ću vam reći istinu nego uzeti posao koji vam ne treba.
Ako radite domjenak od dva sata uz koktel, za 25 ljudi, bez plesnog dijela, DJ vam nije potreban. Dobar Bluetooth zvučnik pristojne snage, jedna pametno složena lista od tri sata instrumentalne i lounge glazbe i osoba koja će paziti da se ne prekine reprodukcija su potpuno dovoljni. Uštedjet ćete nekoliko stotina eura i nitko neće primijetiti razliku.
Ako je riječ o poslovnom ručku ili večeri s prezentacijom, gdje nitko neće plesati, razmislite trebate li samo ozvučenje i mikrofon umjesto punog angažmana. To je jeftinije i primjerenije.
Ako imate manje od 20 ljudi u malom prostoru, DJ oprema fizički zauzima previše mjesta u odnosu na korist.
DJ se isplati kad postoji plesni dio, kad je večer duža od četiri sata, kad ima govora i programa koje treba povezati i kad je ljudi dovoljno da se prostorija napuni. Ispod toga plaćate nešto što nećete iskoristiti.
Tri koraka do pripreme koja stvarno radi
Prvi korak, dva mjeseca ranije. Fiksirajte datum, prostor i okvirni broj ljudi. Tek onda tražite ponude. Bez datuma nitko vam ne može rezervirati termin.
Drugi korak, dva tjedna ranije. Pošaljite raspored po satima: dolazak gostiju, večera, govor, nagrade, plesni dio, kraj. Uz to popis imena za nagrade, ime i prezime govornika i tri do pet pjesama koje vaša ekipa obožava, plus one koje nikako ne želite čuti. Ta lista zabranjenih pjesama je često korisnija od liste želja.
Treći korak, na dan eventa. Budite dostupni na mobitelu i odredite jednu osobu iz firme koja donosi odluke tijekom večeri, na primjer da se govor pomakne za deset minuta. Kad tu osobu nitko ne zna, svaka mala odluka se odugovlači.
Česta pitanja
Koliko unaprijed treba rezervirati DJ-a za božićni domjenak u Zagrebu?
Za prosinac rezervirajte u rujnu, najkasnije početkom listopada. Prvi i drugi tjedan prosinca, posebno četvrtci i petci, popunjeni su ranije od ostatka mjeseca. Ako ste u studenom bez dogovorenog termina, i dalje ima slobodnih datuma, ali je izbor manji, pa prvo provjerite raspoloživost, a tek onda fiksirajte datum s prostorom.
Koliko košta DJ za korporativni event od 6 sati?
Za standardni korporativni event od šest sati u Zagrebu cijena je 400 do 600 eura, s uključenim ozvučenjem, osnovnom rasvjetom, mikrofonom i pripremom. Veći brand eventi i otvorenja idu 500 do 700 eura. Svaki dodatni sat preko dogovorenog naplaćuje se 50 do 100 eura, ovisno o vremenu i opsegu opreme.
Izdajete li R1 račun na firmu?
Da. Račun se izdaje na naziv, adresu i OIB firme, s brojem narudžbenice ili troškovnim mjestom ako vaše računovodstvo to traži. Uobičajen rok plaćanja je 15 dana, po dogovoru i 30. Prije eventa dobivate pisanu ponudu s datumom, satnicom i svime što je uključeno, koju možete poslati nadređenom na odobrenje.
U koje vrijeme treba biti govor direktora?
Između 20:45 i 21:30, nakon glavnog jela, a prije prelaska u plesni dio. Kasnije od 22:00 dio gostiju je već otišao ili nije u modu za slušanje. Glazba se prije govora postupno stišava kroz desetak sekundi, slijedi kratka pauza i najava, a odmah nakon pljeska glazba se vraća da energija ne padne.
Što ako naši ljudi ne plešu?
To gotovo uvijek znači da nitko ne želi biti prvi. Pomaže postavljanje plesnog prostora blizu bara, spuštanje rasvjete oko 22:00 i dogovor s tri ili četiri osobe iz firme koje vole plesati da krenu zajedno na pjesmu koju obožavaju. Kad se netko iz vodstva pojavi na podiju, ostatak ekipe dobije dozvolu i podij se puni sam.
Trebamo li DJ-a za domjenak od dva sata s 25 ljudi?
Vjerojatno ne. Za kratki koktel domjenak bez plesnog dijela dovoljan je dobar zvučnik i unaprijed složena lista instrumentalne i lounge glazbe. DJ se isplati kad postoji plesni dio, kad večer traje duže od četiri sata i kad ima govora i nagrada koje treba povezati u cjelinu.
Zaključak: jedan poziv vam skida najveći dio brige
Ako ste dogurali do ovdje, već znate više o organizaciji božićnog domjenka nego većina ljudi kojima taj zadatak padne na stol. Znate kako izgledaju tri faze večeri, kada ide govor, zašto se sve lomi oko 22 sata i koliko to košta.
Ostalo je najlakše. Javite mi datum, prostor i okvirni broj ljudi, a ja vam u roku od 24 sata šaljem pisanu ponudu s rasporedom po satima koju možete proslijediti nadređenom. Ako vam DJ ne treba, i to ću vam reći.
Frano Penava, DJ Frix Zagrebačka cesta 164A, 10000 Zagreb +385 91 788 6005 Odgovor u roku od 24 sata.
Preko 500 odrađenih eventova, 50 klubova i barova, i suradnje s The Movie Pub Zagreb, Johan Franck, Book Caffè, Jadran Film, Club & Lounge Roko, Glazbena kuća Zagreb, Allegro Night Club Bjelovar, Julia Club Pula i Budweiser.