Ovaj tekst je za tebe.
Ne za event agencije. Ne za HR direktore s timom od pet ljudi. Za osobu kojoj je team building pao u krilo uz redovan posao, i koja želi da dan prođe dobro, da ljudi pričaju o njemu u ponedjeljak i da nitko ne kaže "opet isto kao lani".
Radim kao DJ u Zagrebu više od deset godina. Iza mene je preko 500 eventova, i velik dio njih su bili firmini: božićni domjenci, godišnjice, team buildinzi na otvorenom i u dvoranama.
Sve što slijedi je iz prakse. Bez teorije o grupnoj dinamici.
Zašto većina team buildinga umre u 17 sati
Ovo je klasičan scenarij.
Ujutro dolazak, kava, podjela u ekipe. Aktivnosti do ručka. Ručak. Još jedna aktivnost. Oko 16:30 netko kaže "e, ja bih krenuo, imam klince". Do 17:30 pola ekipe je u autima.
Dan je odrađen.
Team building nije.
Jer ono što spaja ljude koji rade zajedno nisu zadaci s užetom i loptama. Aktivnosti probiju led, istina. Ali stvarno povezivanje se događa kasnije, kad nema zadatka, nema bodova i nema pobjednika. Kad je netko iz nabave prvi put u životu zaplesao s nekim iz IT-a, i oboje se tome smiju.
To se ne događa u 15 sati na livadi.
To se događa navečer, uz glazbu.
Zato je prvo pitanje koje ti postavljam kad me zoveš za team building ovo: ima li večernji dio? Ako nema, razmisli ozbiljno o tome da ga dodaš. To je najjeftiniji način da cijeli dan dobije smisao.
Tri uloge glazbe na team buildingu
Kad organizatori misle na DJ-a za team building, misle na party na kraju. To je jedna od tri stvari koje glazba radi tijekom dana.
Prva uloga: zvučna kulisa dok ljudi stižu
Prvih sat vremena ljudi dolaze u valovima. Netko je stigao autobusom, netko svojim autom, netko kasni jer je zapeo na obilaznici. Svi traže kavu i svoje ljude.
Tišina u tom trenutku zvuči neugodno. Ljudi pričaju tiše, ne znaju gdje stati, prostor djeluje prazno čak i kad je pun.
Lagana glazba u pozadini to rješava. Ne hitovi. Ne nešto što traži pažnju. Instrumentalno, opušteno, dovoljno prisutno da se čuje, dovoljno tiho da se razgovara.
Druga uloga: tempo i ozvučenje za aktivnosti
Ovo je dio koji većina organizatora zaboravi dok ne stoji na livadi sa 60 ljudi i pokušava objasniti pravila bez mikrofona.
Voditelj aktivnosti treba biti čujan. Na otvorenom, s vjetrom i 60 ljudi koji pričaju, glas bez razglasa doseže možda do treće ekipe. Ostali gledaju u mobitele i pitaju "što smo trebali?".
Bežični mikrofon i zvučnik koji pokriva prostor rješavaju to u sekundi.
Glazba između zadataka drži energiju. Kad ekipa završi zadatak i čeka ostale, nešto ritmično u pozadini drži ih budnima i u igri. Kad se proglašava pobjednik, kratki glazbeni ubod od deset sekundi napravi više od cijele pjesme.
Treća uloga: večernji party
Ovo je dio koji se pamti.
Nakon večere svjetlo pada. Glazba raste. Prvi sat ide sigurna glazba koju zna cijela prostorija, i to nije trenutak za eksperimente. Kad je podij pun, može se ići prema modernijem ili prema onome što ta ekipa voli.
O tome kako se večer slaže i kako se probija led detaljnije pišem niže.
Kako izgleda raspored dana koji stvarno radi
Ovo je okvir koji se pokazao kao najpouzdaniji. Prilagodi ga svojoj firmi, ali drži strukturu.
9:30 do 10:30, dolazak. Kava, doručak, lagana glazba u pozadini. Podjela u ekipe tek kad su svi stigli, ne prije.
10:30 do 13:00, aktivnosti. Mikrofon za voditelja, ritmična glazba između zadataka. Pauza za vodu i hlad svakih sat vremena, posebno ljeti.
13:00 do 14:30, ručak. Glazba tiho u pozadini. Ljudi razgovaraju i ovo je zapravo prvi trenutak u kojem se miješaju ekipe.
14:30 do 17:00, slobodno vrijeme ili druga aktivnost. Ovdje ne treba DJ. Ljudi se odmaraju, šeću, igraju što žele.
17:00 do 19:00, osvježenje i priprema za večer. Ako ste u hotelu ili na imanju sa smještajem, ljudi se presvuku. Ako nema smještaja, ovo je kritičan trenutak u kojem dio ljudi ode doma. Zato je dobro da večera počne ranije.
19:00 do 21:00, večera. Glazba se vraća. Toplija, ritmičnija, ali još u pozadini. Kratki govor ili zahvala vodstva ide ovdje, uz mikrofon.
21:00 do 01:00, party. Svjetlo pada, glazba raste.
Uoči li se nešto? DJ ne mora biti tu cijeli dan. Najčešće je najpametnije platiti dva bloka: ozvučenje i glazbu za aktivnosti ujutro, i večernji party od četiri sata. Između toga oprema stoji, a ti ne plaćaš sate u kojima nitko ne sluša glazbu.
Team building na otvorenom: tri stvari koje se rješavaju unaprijed
Velik dio team buildinga oko Zagreba događa se na otvorenom. Sljeme, Jarun, Bundek, imanja u Zagorju, vikendice oko Samobora, dvorišta hotela.
Otvoreno je fantastično. I nemilosrdno prema lošoj pripremi.
Struja
Ozvučenje i rasvjeta trebaju ispravan izvod blizu mjesta gdje stoji oprema.
Ne produžni kabel od 40 metara iz kuhinje. Ne utičnicu na kojoj su već hladnjak s pićem i aparat za kavu. Kad jedan osigurač nosi sve to, prvi put kad se upali grill, iskoči. I tada 60 ljudi stoji u tišini i gleda u tebe.
Ako lokacija nema struju, livada, šuma, izletište bez priključka, treba agregat. To se dogovara s domaćinom ili s nekim tko ga iznajmljuje, i to tjedan dana ranije, ne dan ranije.
Ako želiš znati koliko struje i razglasa stvarno treba, napisao sam tehnički vodič za ozvučenje i struju.
Vrijeme
Oprema ne smije na kišu. Nikad, ni na pet minuta.
Zato svaki team building na otvorenom treba plan B: šator, nadstrešnicu, natkrivenu terasu ili prostor unutra u koji se sve može preseliti u pola sata.
Prognozu prati tjedan dana prije, a odluku donesi dan ranije. Službena prognoza za Hrvatsku je na stranicama Državnog hidrometeorološkog zavoda, i za lokacije oko Sljemena i Zagorja vrijedi je pogledati posebno, jer se vrijeme u brdima zna razlikovati od onoga u gradu.
Ljeti je drugi problem vrućina. Oprema na suncu od podneva do 16 sati može se pregrijati, a ljudi još brže. Hlad za opremu i vodu za ljude planiraj kao obavezan dio, ne kao dodatak.
Buka
U većini mjesta oko Zagreba glasna glazba na otvorenom mora se stišati do ponoći.
Ako želiš party do jedan ili dva, večernji dio mora biti u zatvorenom prostoru. Imanja i hoteli to obično imaju riješeno, ali pitaj ih izravno: do kada smije glazba vani, a do kada unutra.
Ljudi koji ne plešu (a zapravo plešu)
"Kod nas ljudi ne plešu, nemoj se iznenaditi."
Ovo čujem prije gotovo svakog firminog eventa. U devet od deset slučajeva nije istina.
Istina je da nitko ne želi biti prvi. Pred kolegama. Pred šefom. Pred onim tipom iz financija koji sve komentira.
Evo što radi:
Podij uz šank. Ako je plesni prostor na drugom kraju sale, nitko neće sam prijeći deset metara. Kad je uz šank, ljudi se tamo nađu slučajno i ostanu.
Svjetlo dolje. Pod punom rasvjetom nitko ne pleše jer se svi vide. Prigušeno svjetlo daje osjećaj da te nitko ne gleda.
Prva pjesma sigurna, ne dobra. Ne mora biti moj izbor ni tvoj. Mora biti pjesma koju zna devet od deset ljudi u prostoriji.
Tri osobe koje vole plesati. U svakoj firmi postoje. Ti ih znaš. Reci mi tko su i koje pjesme obožavaju. Kad te pjesme krenu, oni idu zajedno, i podij više nije prazan.
Netko iz vodstva na podiju. Ovo je najjači pojedinačni faktor cijele večeri. Kad direktorica ili voditelj odjela zapleše, ostatak firme dobije dozvolu. Ako imaš ikakav utjecaj, dogovori to unaprijed. Ozbiljno.
Koja glazba ide na team building
Firme su mješovita publika. Raspon godina od 23 do 60, različiti ukusi, različita očekivanja.
Zato večer na team buildingu nikad ne kreće s onim što je trenutno na vrhu ljestvica. Kreće s glazbom koju zna cijela prostorija:
Domaći hitovi koje pjeva svatko. Evergreeni iz osamdesetih i devedesetih. Pop koji su svi slušali u srednjoj, bez obzira kad su išli u srednju.
Kad je podij pun, smjer se prilagođava ekipi. IT firma s prosjekom od 30 godina ide u drugom smjeru od tvrtke s tradicijom od 40 godina. To se vidi u prvih pola sata.
Prije eventa tražim od organizatora tri stvari: okvirne godine ekipe, deset pjesama za koje znaš da ih ta ekipa voli, i popis onoga što nikako ne želite čuti. Taj zadnji popis je jednako važan kao prvi.
Kada ti DJ za team building zapravo ne treba
Ovo neće pomoći mojoj prodaji, ali je istina.
Ako je team building radionica u dvorani do 15 sati, s ručkom i bez večernjeg dijela, DJ ti ne treba. Prostor ima zvučnik i mikrofon, i to je dovoljno.
Ako je ekipa od 12 ljudi i plan je večera u restoranu, isto.
Ako su svi na otvorenom samo dva sata, za igre i roštilj, dovoljan je dobar prijenosni zvučnik i netko tko ga zna upaliti.
DJ ima smisla kad imaš 30 i više ljudi, kad je dan na otvorenom i treba ozvučiti aktivnosti, ili kad postoji večernji party. Tada razlika postaje očita već u prvom satu.
Koliko košta DJ za team building u Zagrebu
Konkretni rasponi, onako kako radim ponude:
Team building i korporativni eventi: 400 do 600 EUR. Iznos unutar raspona ovisi o trajanju, broju ljudi, lokaciji i količini opreme.
U cijenu ulaze ozvučenje primjereno prostoru, bežični mikrofon, LED rasvjeta za večernji dio i rezervni sustav.
Za lokacije izvan Zagreba, Sljeme, Zagorje, Samobor, putni trošak se definira unaprijed u ponudi.
Ako prostor ima vlastito ozvučenje, cijena je bliže donjoj granici.
Dodatni sat preko dogovorenog: 50 do 80 EUR.
Za usporedbu s ostalim vrstama eventova pogledaj cjenik i vodič koliko košta DJ za event.
R1 račun i papirologija
Firma treba račun koji prolazi kroz računovodstvo bez dodatnih pitanja.
Račun se izdaje kao R1 račun na naziv, adresu i OIB firme. Ako vaše računovodstvo traži broj narudžbe ili ponude na računu, javi ga unaprijed i bit će na računu.
Ponuda koju dobiješ je pisana i jasna: što je uključeno, koliko traje, koliko košta. Možeš je proslijediti nadređenom bez prepravljanja.
Kada rezervirati
Team buildinzi imaju dvije sezone: proljeće, od travnja do lipnja, i jesen, rujan i listopad. U tim mjesecima petci se popunjavaju najbrže.
Za te termine javi se dva mjeseca ranije. Za ostatak godine obično je dovoljno tri do četiri tjedna.
Ako još biraš lokaciju, prvo zaključaj prostor, pa DJ-a, pa sve ostalo. Prostor je najteže naći, DJ i catering se prilagode.
Checklist za organizatora
Prije nego me nazoveš, ili bilo kojeg drugog DJ-a, odgovori na ovih osam pitanja. Sa svima njima dobiješ konkretnu ponudu u jednom krugu.
1. Datum i okvirno vrijeme početka i kraja.
2. Lokacija, i je li vani, unutra ili oboje.
3. Broj ljudi.
4. Treba li ozvučenje i mikrofon za aktivnosti, ili samo večernji party.
5. Ima li lokacija struju i ozvučenje.
6. Do kada smije svirati glazba.
7. Okvirne godine ekipe i par pjesama koje vole.
8. Treba li R1 račun i na koju firmu.
Vratimo se na onaj mail
"Organiziraj team building za 60 ljudi, da bude zabavno."
Sad znaš što "zabavno" zapravo znači. Aktivnosti koje se čuju. Ručak u kojem se ljudi miješaju. I večer koja ne završi u sedam.
Ostalo je najlakše. Javi mi datum, lokaciju i broj ljudi na +385 91 788 6005 ili frano.penava123@gmail.com, i u roku od 24 sata dobiješ ponudu koju možeš proslijediti dalje.
Sve o usluzi je na stranici DJ za team building u Zagrebu.
P.S. Ako je team building u prosincu, to je onda zapravo božićni domjenak, i ima svoja pravila. Pročitaj DJ za božićni domjenak prije nego zaključaš datum.
Česta pitanja
Koliko košta DJ za team building u Zagrebu?
Team building i korporativni eventi kreću se od 400 do 600 EUR, ovisno o trajanju, broju ljudi, lokaciji i opremi. Za lokacije izvan Zagreba putni trošak se navodi unaprijed.
Treba li DJ biti na team buildingu cijeli dan?
Ne. Najčešće se isplate dva bloka: ozvučenje i glazba za aktivnosti, pa večernji party od četiri sata.
Što treba za DJ-a na team buildingu na otvorenom?
Ispravan izvod struje ili agregat, natkriven prostor kao zaštita od kiše i sunca, te dogovor do kada smije svirati glazba vani.
Kada rezervirati DJ-a za team building?
Za proljeće i jesen, kada je najviše team buildinga, dva mjeseca ranije. Za ostatak godine obično tri do četiri tjedna.
Izdajete li R1 račun?
Da, na naziv, adresu i OIB firme, s brojem narudžbe ako ga računovodstvo traži.